Behandling av personuppgifter

Denna dag, 2018-05-22, har följande policy upprättats för Vitvaruservice i Stockholm AB (556571–9159). Vitvaruservice i Stockholm AB är personuppgiftsansvarig.

Du når oss alltid på hello@vitvaruservice.se

Syfte

Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter. Därför har vi upprättat den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.

Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.

Bakgrund

Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamål, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller servicehistorik, underhållsservice, maskinuppdateringar, marknadsföring, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsanalyser.

Du har rätt att motsätta dig att vi använder personuppgifter för direktmarknadsföring. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan motsätta dig det.

Riktlinjer

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:

Namn, Adress, E-postadress, Telefonnummer, Personnummer, Kön, Titel, Användarnamn, Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger, Innehåll som du själv publicerar, s.k. användargenererat innehåll tex fotografier, Fastighetsbeteckning för att kunna ansöka om ROT.

Ps. Om du laddar upp bilder till webbplatsen bör du undvika att ladda upp bilder där EXIF-data inkluderar data från GPS-lokalisering. Besökare till webbplatsen kan ladda ned och ta fram alla positioneringsuppgifter från bilder på webbplatsen.

Cookie-filer

Om du lämnar en kommentar på vår webbplats kan du välja att spara ditt namn, din e-postadress och webbplatsadress i cookie-filer. Detta är för din bekvämlighet för att du inte ska behöva fylla i dessa uppgifter igen nästa gång du skriver en kommentar. Dessa cookie-filer gäller i ett år.

Om du har ett konto och loggar in på denna webbplats kommer vi att skapa en tillfällig cookie-fil för att kontrollera om din webbläsare accepterar cookie-filer. Denna cookie-fil innehåller ingen personligt identifierbar information och försvinner när du stänger din webbläsare.

När du loggar in kommer vi dessutom att skapa flera cookie-filer för att spara information om din inloggning och dina val för utformning av skärmlayouten. Cookie-filer för inloggning gäller i två dagar och cookie-filer för layoutval gäller i ett år. Om du kryssar i ”Kom ihåg mig” kommer din cookie att finnas kvar i två veckor. Om du loggar ut från ditt konto kommer cookie-filerna för inloggning att tas bort.

Om du redigerar eller publicerar en artikel kommer en extra cookie-fil att sparas i din webbläsare. Denna cookie-fil innehåller inga personuppgifter utan anger endast inläggs-ID för den artikel du just redigerade. Den gäller under 1 dygn.

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?

Vår försöker i möjligaste mån att inhämta ditt samtycke innan vi börjar behandlar dina personuppgifter. Det gör vi genom att låta dig fylla i uttryckliga samtyckesklausuler i de fall behandlingen grundas på samtycke.

Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.

Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt,  Uppgifter du tillhandahåller när du ringer in och bokar service eller installation, Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida, Uppgifter som vi får från offentliga register, Uppgifter som vi får när du anlitar en av våra medarbetare, Uppgifter som vi får när du anmäler dig till våra kurser, utbildningar eller seminarier, Uppgifter som vi får när du anmäler dig till nyhetsbrev och andra utskick, Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar, Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss.

Vilken information ger vi till dig?

När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?

Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

I fråga om känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighetskontroller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.

Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.

Vi har en policy för IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.

Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?

Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

När du åberopar garantiservice på din maskin delas dina serviceuppgifter med tillverkaren av maskinen. Detta för att de ska kunna ta kostnaden för service och reservdelar.

För att kunna ta betalt, hantera fakturor och betalningar så delar vi uppgifter med Klarna. Klarna är alltså personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter enligt Klarnas egna villkor.

Vi levererar inte våra tillbehör och reservdelar hem till dig själva, utan vi använder oss av fraktbolag för att fullgöra detta. Våra fraktbolag tar del av de personuppgifter som krävs för att fullgöra beställningen.

Vi använder oss av cookies som vi tidigare nämnt.

Detta för att vi behöver marknadsföra och analysera de tjänster vi erbjuder. Vi säljer en stor del av våra tillbehör online och det är jätteviktigt för oss att ständigt utveckla och analysera hemsidan. Vi registrerar själva ingen information om din IP-adress, så informationen om dig kan aldrig kopplas samman med din identitet. Vi använder däremot analysverktyget Google Analytics för att ständigt jobba om och förbättra vår hemsida.

Vill du inte hjälpa oss i vårt arbete att förbättra hemsidan, så kan du i din webbläsare bara välja att inte acceptera cookies.

Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev så använder vi oss av ett externt CRM-system där din e-postadress lagras. Du kan när som helst avbryta denna prenumeration. Vi delar aldrig din e-post med någon annan utanför koncernen.

Även vår chattfunktion är ett externt system (Liveagent). Om du lämnar ifrån dig några uppgifter här, så kan de komma att lagras.

Ansöker du om Rot eller RUT i samband med service registreras ditt personnummer, namn och vid ROT även fastighetsbeteckning i en fil som exporteras till skattemyndighetenssystem och lagras i deras system.

Det kan hända att vi i framtiden jobbar med ytterligare något eller några externa system. Detta endast om det är nödvändigt för vår verksamhet. Skulle bolaget bli uppköpt eller slås ihop med något annat bolag, så kan vi även komma att dela den information med dem.

Hur länge sparar vi då dina personuppgifter?

Vi lagrar dina personuppgifter så länge det finns ett syfte för oss att ha kvar dem eller en pågående kundrelation. Vi har rutiner som säkerställer att vi inte lagrar onödiga personuppgifter och minimerar lagringstiden i så stor utsträckning som möjligt.

Om du skriver en kommentar kommer kommentaren och dess metadata att sparas utan tidsgräns. Anledningen till detta är att vi behöver kunna hitta och godkänna uppföljningskommentarer automatiskt och inte lägga dem i kö för granskning.

För användare som registrerar sig på vår webbplats sparar vi även de personuppgifter du anger i din användarprofil. Alla användare kan se, redigera eller radera sina personuppgifter när som helst (med undantaget att de inte kan ändra sitt användarnamn). Även webbplatsens administratörer kan se och redigera denna information.

I Google Analytics sparas informationen i 50 månader för att vi skall kunna följa hur hemsidan utvecklas under en längre tid. I kunddatabasen sparas uppgifterna maximalt tre år från senaste kundkontakten. Bokföringslagen säger att vi behöver spara uppgifter som blir verifikat i upp till åtta år, så det gör vi.

Ansvar

Vitvaruservice i Stockholm AB är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Avslutningsvis, Vitvaruservice i Stockholm AB förbehåller sig rätten att göra ändringar i denna integritetspolicy när som helst i tiden, i den utsträckning de är nödvändiga för att åtgärda störningar eller uppfylla nya legala och tekniska krav.